Dzisiaj o sytuacji, która miała miejsce pod koniec lat 90-tych ubiegłego stulecia w jednej z podpoznańskich gmin.
W zasadzie nie wiem do jakiej kategorii zaszeregować owo zdarzenie: kabaretu, groteski, tragifarsy, czarnego humoru?
Bez względu jednak na kategorię, z pozycji czasu wspominam to zdarzenie z uśmiechem na twarzy, choć przyznam, że w tamtym czasie nie było mi do śmiechu.
No dobrze, ale do rzeczy…
Otóż w imieniu burmistrza kilkutysięcznego miasteczka pod Poznaniem, zwróciła się do mnie pani z sekretariatu z prośbą o wsparcie w zarządzaniu informacją podczas sytuacji kryzysowej.
Dodam, że prośba została poparta oficjalnym pismem, które onegdaj zostało przesłane do mnie fax-em.
A jakże – z podpisem pana burmistrza.
Odpowiedziałem natychmiast, po czym skontaktowałem się z ową panią telefonicznie, ustalając tym samym termin spotkania z włodarzem gminy.
Na spotkanie przybyłem z odpowiednim wyprzedzeniem, co pozwoliło jeszcze na krótką rozmowę z panią w sekretariacie.
Wstęp do początku
Podbudowany stanowiskiem pani sekretarki na temat zasadności wdrożenia w urzędzie mechanizmów public relations wchodzę do gabinetu pana burmistrza i rozpoczyna się spotkanie.
Po krótkim wstępie przeszedłem do omówienia najważniejszych kwestii związanych z komunikacją w sytuacjach kryzysowych.
W pewnym momencie burmistrz przerwał moją wypowiedź i mówi:
„Ależ proszę pana, u nas w pewnym sensie kryzys jest, ale z komunikacją to wszystko w porządku. Autobusy kursują na czas a w nagłych przypadkach nieopodal urzędu znajduje się postój TAXI. Nie rozumiem więc o czym mówimy.”
Zadałem więc burmistrzowi pytanie: mówiąc o kryzysie, jakie sytuacje ma pan na myśli?
Zamiast odpowiedzi na twarzy burmistrza spostrzegłem oznaki zdziwienia.
Starałem się więc ukierunkować pana burmistrza, wyjaśniając co jest przedmiotem spotkania.
Lecz w miarę upływającego czasu zaobserwowałem, że mój interlokutor, był do niego kompletnie nieprzygotowany i chyba do końca nie wiedział o czym mówię.
Rozmowy ciąg dalszy…
W pewnym momencie zadałem sobie nawet pytanie – co ja tu robię?
Na co burmistrz widząc z kolei moje zdziwienie, mówi do mnie dalej:
„Panie prezesie, byłem przekonany, że przyjechał pan złożyć konkurencyjną propozycję współpracy związaną z komunikacją gminną”.
Kolokwialnie rzecz ujmując „ręce mi opadły” i nie wiedziałem o czym mam dalej rozmawiać, bowiem na taki scenariusz nie byłem przygotowany.
I przyznać muszę, że tą kwestią burmistrz postawił tzw. „kropkę nad i”.
Aby rozładować napiętą atmosferę przeniosłem rozmowę na grunt spraw społecznych i gospodarczych gminy, ale na niewiele to się zdało.
Burmistrz po prostu nie był tym tematem zainteresowany.
Dopiłem więc herbatę, po czym wstałem, w kulturalny sposób pożegnałem się i wyszedłem z gabinetu.
Rozpromieniona pani sekretarka odprowadzając mnie do wyjścia dopytywała o przebieg spotkania, robiąc dobrą minę do złej gry.
W telegraficznym skrócie powiedziałem więc, jakie są moje wrażenia, po czym opuściłem urząd.
Wnioski
Wniosek w tym przypadku jest jeden, mianowicie zabrakło właściwego przepływu informacji pomiędzy służbami urzędu gminy a jej włodarzem.
Ponadto stwierdziłem, że sprawy dotyczące public relations były dla burmistrza kompletnie niezrozumiałe – ewidentnie kłaniała się edukacja.
Natomiast pani sekretarka, no cóż, osoba znająca realia gminy chciała dobrze, a w rzeczywistości wyszło jak zwykle.
Na koniec dodam, że podobnego przypadku doświadczyłem kilka lat później, w mieście znacznie większym, znajdującym się na południowym wschodzie kraju, około 500 kilometrów od Poznania.