Dzisiaj o sytuacji, która miała miejsce pod koniec lat 90-tych ubiegłego stulecia w jednej z podpoznańskich gmin.

W zasadzie nie wiem do jakiej kategorii zaszeregować owo zdarzenie: kabaretu, groteski, tragifarsy, czarnego humoru?

Bez względu jednak na kategorię, z pozycji czasu wspominam to zdarzenie z uśmiechem na twarzy, choć przyznam, że w tamtym czasie nie było mi do śmiechu.

No dobrze, ale do rzeczy…

Otóż w imieniu burmistrza kilkutysięcznego miasteczka pod Poznaniem, zwróciła się do mnie pani z sekretariatu z prośbą o wsparcie w zarządzaniu informacją podczas sytuacji kryzysowej.

Dodam, że prośba została poparta oficjalnym pismem, które onegdaj zostało przesłane do mnie fax-em.

A jakże – z podpisem pana burmistrza.

Odpowiedziałem natychmiast, po czym skontaktowałem się z ową panią telefonicznie, ustalając tym samym termin spotkania z włodarzem gminy.

Na spotkanie przybyłem z odpowiednim wyprzedzeniem, co pozwoliło jeszcze na krótką rozmowę z panią w sekretariacie.

Wstęp do początku

Podbudowany stanowiskiem pani sekretarki na temat zasadności wdrożenia w urzędzie mechanizmów public relations wchodzę do gabinetu pana burmistrza i rozpoczyna się spotkanie.

Po krótkim wstępie przeszedłem do omówienia najważniejszych kwestii związanych z komunikacją w sytuacjach kryzysowych.

W pewnym momencie burmistrz przerwał moją wypowiedź i mówi:

„Ależ proszę pana, u nas w pewnym sensie kryzys jest, ale z komunikacją to wszystko w porządku. Autobusy kursują na czas a w nagłych przypadkach nieopodal urzędu znajduje się postój TAXI. Nie rozumiem więc o czym mówimy.”

Zadałem więc burmistrzowi pytanie: mówiąc o kryzysie, jakie sytuacje ma pan na myśli?

Zamiast odpowiedzi na twarzy burmistrza spostrzegłem oznaki zdziwienia.

Starałem się więc ukierunkować pana burmistrza, wyjaśniając co jest przedmiotem spotkania.

Lecz w miarę upływającego czasu zaobserwowałem, że mój interlokutor, był do niego kompletnie nieprzygotowany i chyba do końca nie wiedział o czym mówię.

Rozmowy ciąg dalszy…

W pewnym momencie zadałem sobie nawet pytanie – co ja tu robię?

Na co burmistrz widząc z kolei moje zdziwienie, mówi do mnie dalej:

„Panie prezesie, byłem przekonany, że przyjechał pan złożyć konkurencyjną propozycję współpracy związaną z komunikacją gminną”.

Kolokwialnie rzecz ujmując „ręce mi opadły” i nie wiedziałem o czym mam dalej rozmawiać, bowiem na taki scenariusz nie byłem przygotowany.

I przyznać muszę, że tą kwestią burmistrz postawił tzw. „kropkę nad i”.

Aby rozładować napiętą atmosferę przeniosłem rozmowę na grunt spraw społecznych i gospodarczych gminy, ale na niewiele to się zdało.

Burmistrz po prostu nie był tym tematem zainteresowany.

Dopiłem więc herbatę, po czym wstałem, w kulturalny sposób pożegnałem się i wyszedłem z gabinetu.

Rozpromieniona pani sekretarka odprowadzając mnie do wyjścia dopytywała o przebieg spotkania, robiąc dobrą minę do złej gry.

W telegraficznym skrócie powiedziałem więc, jakie są moje wrażenia, po czym opuściłem urząd.

Wnioski

Wniosek w tym przypadku jest jeden, mianowicie zabrakło właściwego przepływu informacji pomiędzy służbami urzędu gminy a jej włodarzem.

Ponadto stwierdziłem, że sprawy dotyczące public relations były dla burmistrza kompletnie niezrozumiałe – ewidentnie kłaniała się edukacja.

Natomiast pani sekretarka, no cóż, osoba znająca realia gminy chciała dobrze, a w rzeczywistości wyszło jak zwykle.

Na koniec dodam, że podobnego przypadku doświadczyłem kilka lat później, w mieście znacznie większym, znajdującym się na południowym wschodzie kraju, około 500 kilometrów od Poznania.

---