Rola negocjatorów w rozwiązywaniu spornych kwestii wzrasta.

Dzieje się tak nie tylko w dyplomacji, polityce, ale również w biznesie.

W Polsce zawód negocjatora zaczął rozwijać się zaledwie kilkanaście lat temu.

Określenie negocjator zasadniczo dotyczy osób, dla których negocjowanie jest pracą, głównym zajęciem, a nie tylko rolą. Jedną z wielu, którą mają do odegrania.

Zdaniem specjalistów, w Polsce nie ma jeszcze dokładnie sprecyzowanych cech określających zawód negocjatora i jest stosunkowo mało osób zajmujących się tylko i wyłącznie tą profesją.

Owszem, są negocjatorzy, których można wynająć do rozwiązywania konkretnej sprawy, ale oni wolą nazywać się doradcami, bowiem negocjowaniem zajmują się tylko okazjonalnie.

Tymczasem negocjator zajmuje się tylko i wyłącznie tą profesją, a negocjowanie jest jego głównym zajęciem. W moim przypadku tak właśnie jest.

Cechy dobrego negocjatora

Wiele osób zadaje sobie pytanie, jakie cechy powinien posiadać negocjator? Jak to się dzieje, że niektórzy ludzie są “urodzonymi” negocjatorami, a inni nie?

Jakie umiejętności i cechy osobowości o tym decydują?

Co można zrobić, żeby negocjować lepiej? I co to w ogóle znaczy być “dobrym negocjatorem”?

Otóż dobry negocjator to ten, który potrafi zawierać dobre porozumienia, czyli takie w ramach których osiąga założone przez siebie cele, a jednocześnie ludzie wciąż chcą z nim negocjować.

Natomiast najbardziej pożądaną cechą u negocjatora jest wiarygodność.

Można ją podnosić na wiele sposobów, np. poprzez adekwatny do sytuacji ubiór, czy sposób zachowania.

W mojej karierze zawodowej miałem kilka takich przypadków, podczas których negocjując wielomilionowe kontrakty spotkałem się z interlokutorami, których wygląd, język którym się posługiwali, a także mowa ciała wskazywały co najmniej na brak szacunku dla drugiej osoby.

Nie wspomnę już o innych ważnych aspektach, jak np. brak odpowiedniego przygotowania do rozmowy, czy lekceważący styl bycia. Należy w tym miejscu dodać, iż moi rozmówcy zostali wynajęci do prowadzenia negocjacji przez firmę przeciwną, jako negocjatorzy.

Chyba nie byłbym oryginalny, gdybym nie dodał, że negocjacje te zakończyły się – no właśnie – fiaskiem.

Negocjacje non stop

Każdego dnia, w domu i w pracy negocjujemy.

Czasem nazywamy to ustalaniem planów, a czasem rozmowami z partnerami biznesowymi. Ale to zawsze są negocjacje.

O ile łatwiej i szybciej byłoby załatwić wszystkie sprawy, gdybyśmy podchodzili do nich ze świadomością, że właśnie teraz rozpoczynamy proces negocjacji.

O ile efektywniej kończylibyśmy ustalenia wiedząc, jak sprawnie, skutecznie i profesjonalnie zarządzać procesem negocjacji.

Otóż żeby pokazać, jaka może być różnica pomiędzy negocjowaniem a nienegocjowaniem przedstawiam kilka wybranych korzyści, jakie wynoszą ze współpracy ze mną moi klienci.

Pierwszą bardzo ważną, o ile nie najważniejszą rzeczą jest świadomość negocjacyjna, czyli zdolność rozpoznawania i definiowania procesów negocjacyjnych.

Co to oznacza w praktyce?

Otóż dzięki świadomości negocjacyjnej potrafię określić, jaki konflikt czy zadanie może być rozwiązane za pomocą negocjacji.

A to diametralnie zmienia moje podejście i przygotowanie do realizacji kolejnych wyzwań, przekładając się na szybkość i skuteczność ich wykonania.

Znajomość technik negocjacyjnych w połączeniu ze świadomością negocjacyjną pozwala budować i rozwijać inteligencję negocjacyjną.

Czyli umiejętność doboru odpowiednich narzędzi negocjacyjnych.

Co jest nie bez znaczenia, zważywszy na efekt końcowy negocjacji.

Dalej – rozpoznawanie i zrozumienie motywacji i działań wszystkich uczestników negocjacji.

Co w rezultacie przekłada się na efektywność działania we wszystkich procesach i płaszczyznach negocjacji, miedzy innymi takich, jak:

• negocjacje w administracji publicznej,
• negocjacje w polityce,
• negocjacje w dyplomacji,
• negocjacje w biznesie,
• konflikty zbiorowe.

Współpraca z negocjatorem pozwala także prawidłowo identyfikować wartości podlegające negocjacjom – nie tylko przez pryzmat ceny, ale także kosztów wynikających z czasu, zaangażowanych zasobów, relacji długoterminowych i wielu, wielu innych.

Umiejętności negocjatora

Kolejną niezwykle cenną umiejętnością, na którą pragnę zwrócić uwagę jest identyfikacja ryzyk negocjacyjnych.

Jak już wspomniałem wcześniej – większość działań w organizacji bazuje na negocjacjach, ale mają one różną wagę i znaczenie dla finalnej efektywności.

Umiejętność właściwej oceny, które procesy są kluczowe, jaki wpływ będą miały działania negocjacyjne na efektywność długoterminową oraz które procesy negocjacyjne mogą zaowocować największymi stratami, pozwala uniknąć zbędnych kosztów i maksymalizować ostateczne wyniki negocjacji.

W negocjacjach zdecydowanie przyda się nienaganna reputacja i doświadczenie życiowe.

Profesjonalny negocjator powinien być cierpliwy, opanowany, konsekwentny, wykazywać wysoką sprawność w kontaktach interpersonalnych oraz skutecznie wykorzystywać komunikowanie niewerbalne.

Najistotniejsze w tym, by umieć negocjować, wydaje się ukształtowanie w sobie określonych cech charakteru, które zamykają się w uświadomieniu sobie faktu, że nie jesteśmy sami na świecie.

Umiejętność prowadzenia dialogu

Aby umieć egzystować wśród innych ludzi i odnosić trwałe sukcesy w tej egzystencji, należy umieć prowadzić dialog z otoczeniem.

Należy też wypracować umiejętności oparte o wiedzę z wielu dziedzin życia, w szczególności z zakresu:

• psychologii,
• komunikacji interpersonalnej,
• retoryki,
• narracji,
• zasad argumentacji,
• zasad kształtowania postaw,
• wywierania wpływu,
• dobrego zachowania.

Należy też poznać techniki negocjacyjne i umieć je stosować.

Zastosowanie technik w praktyce wymaga także umiejętności i właściwego – pozytywnego nastawienia.

Negocjator nie może się bać, musi ukształtować w sobie umiejętności ryzykowania, odrzucić wszelkie z tym obawy, posiąść nieco umiejętności aktorskich.

Bowiem, jak już wcześniej wspomniałem negocjacje są spektaklem, toczą się na scenie, na której pierwszoplanowymi aktorami są właśnie negocjatorzy.

Co to znaczy być dobrym negocjatorem

By być dobrym negocjatorem nie wystarczy znać teorię, wiedzieć jakie obowiązują techniki, jak warto się zachowywać. Należy nauczyć się stosować w praktyce te reguły i być przy tym przekonywującym, wiarygodnym.

To chyba najtrudniejsza umiejętność.

Nie można nauczyć się jej z książki.

Tego nie uczą też w szkole.

Negocjator po prostu musi w sobie mieć “to coś”.

Coś, co jest jego największym atutem, know-how.

Kolejna rzecz, na którą chcę zwrócić uwagę, to urok osobisty.

Otóż bycie miłym może być poważnym atutem w negocjacjach.

Zwróćmy uwagę, że niemal zawsze wolimy spotykać się, rozmawiać z ludźmi życzliwymi i sympatycznymi.

Takimi, którzy będą pracować z nami, a nie przeciw nam.

Jeśli mamy do wyboru porównywalne oferty od dwóch różnych kontrahentów, z którym najpierw zaczniemy negocjować?

Prawdopodobnie z tym, którego bardziej lubimy.

Bycie miłym niewątpliwie jest osią strategii negocjacyjnej każdego dobrego negocjatora, o czym wielu ludzi zapomina.

Negocjacje w biznesie

W biznesie umiejętność negocjowania powinien posiadać nie tylko prezes i wyższa kadra zarządzająca, ale każdy pracownik kontaktujący się z klientami.

Natomiast w wielu organizacjach osoby z wysokiego i średniego szczebla zarządzania, ale także politycy i przedstawiciele administracji publicznej mają z tym problem, o czym wielokrotnie przekonywałem się w bezpośrednich kontaktach. Ale to już jest temat na oddzielny wpis.

Negocjator może prowadzić rozmowy na kilka sposobów.

Strategia konfrontacji zakłada agresywną obronę własnych interesów.

Cele przeciwnika nie mają tutaj żadnego znaczenia.

Takie negocjacje, to na ogół pierwszy i ostatni kontakt z klientem.

Należy więc działać ostrożnie, bo wygrana w bitwie może oznaczać przegraną w wojnie.

Strategia współpracy opiera się bowiem na gotowości stron do kompromisu.

Celem rozmów staje się przede wszystkim zawarcie porozumienia, nawet za cenę ustępstw.

Strategia analizy zakłada nie tylko kompromis, ile maksymalizację korzyści.

Obustronna zamiana stanowiska nie odbywa się więc kosztem pierwszych założeń, ale przynosi inne niespodziewane wcześniej korzyści.

Negocjacje nie są wojną, ich celem nie jest zniszczenie konkurenta, a celem negocjatora powinno być nie odniesienie zwycięstwa, ale osiągnięcie porozumienia.

W negocjacjach dla ich powodzenia najważniejsze znaczenie ma czynnik psychologiczny, jak również charakter i osobowość osób prowadzących negocjacje.

Najważniejszą rolę odgrywa tu negocjator, który jest głównym aktorem na scenie.

Negocjator – człowiek do zadań specjalnych

Kim więc jest negocjator?

Negocjator to osoba, która odpowiedzialna jest za proces negocjacji, prowadzenie rozmów, rokowań, pertraktacji.

Zgodnie z podstawowymi wytycznymi procesu negocjacji, negocjator dąży do porozumienia w interesie osób, firm, bądź instytucji które reprezentuje.

Jeżeli do niego nie dojdzie, negocjator często staje się obiektem krytyki.

Według mnie to błąd, bowiem celem negocjacji jest realizacja interesów klienta, a to nie zawsze jest równoznaczne z porozumieniem.

Prawdziwym celem może być np. uzyskanie czasu niezbędnego do podjęcia decyzji, albo rozpoznanie sił i potencjału przeciwnika.

Umiejętność negocjowania wymaga głębokiej wiedzy z zakresu wielu dziedzin.

Wymaga też zdolności, pewnych osobistych predyspozycji i zaangażowania.

Szczególnie ważna jest doskonała znajomość problemów stanowiących przedmiot negocjacji.

Nie bez znaczenia w tej profesji są tzw. “umiejętności miękkie”, wysoka kultura osobista, zdolności dyplomatyczne, negocjacyjne i analityczne, ale także duża elastyczność w doborze zachowań, nawiązywanie relacji, a następnie dbałość o ich zachowanie oraz umiejętność dochodzenia do kompromisów.

O naturze negocjacji słów kilka

Każdego dnia, w domu i w pracy negocjujemy.

Czasem nazywamy to ustalaniem planów, a czasem rozmowami z partnerami biznesowymi. Ale to zawsze są negocjacje.

O ile łatwiej i szybciej byłoby załatwić wszystkie sprawy, gdybyśmy podchodzili do nich ze świadomością, że właśnie teraz rozpoczynamy proces negocjacji.

O ile efektowniej kończylibyśmy ustalenia wiedząc jak sprawnie, skutecznie i profesjonalnie zarządzać procesem negocjacji, który przyrównałbym do jazdy samochodem. Wiele osób na etapie wyrabiania prawa jazdy zadaje sobie podstawowe pytanie: czy prowadzenie samochodu jest trudne?

Otóż w wielu przypadkach może okazać się, że bardzo.

Większość kierowców powie jednak, że prowadzenie auta jest łatwe i przyjemne.

Podobnie z negocjacjami, najtrudniejsze są w teorii.

Zbieżności między prowadzeniem auta a prowadzeniem rozmów jest dużo więcej.

Obie przybliżają nas do celu – jazda samochodem w sensie dosłownym, bo pozwala dotrzeć do jakiegoś miejsca, a negocjacje, bo pozwalają zrealizować nasze interesy.

Obie wymagają też samodzielnego podejmowania decyzji.

W przypadku motoryzacji powiem przewrotnie – jeszcze, bowiem z rozmachem wkracza sztuczna inteligencja.

No dobrze, obie wreszcie łączą się z pewnym ryzykiem – nie jesteśmy w stanie wykluczyć ani możliwości wypadku czy stłuczki, ani niepowodzenia w negocjacjach.

Prowadzenie samochodu podporządkowane jest dwóm najważniejszym regułom: ograniczonego zaufania do innych (kierowców, pieszych itp.) i bezpiecznej szybkości (dostosowanej do warunków na drodze, jakości samochodu, umiejętności i temperamentu kierowcy).

Praktycznie te same zasady obowiązują w negocjacjach.

Na co negocjator powinien być wyczulony?

Negocjator powinien mieć ograniczone zaufanie do drugiej strony (nie zakładać, że jest ciągle oszukiwany, ale też nie wierzyć naiwnie we wszystkie argumenty i zapewnienia swych rozmówców), a także dostosować styl negocjowania (czyli “bezpieczną szybkość) do sytuacji. Istnieje jedna zasadnicza różnica.

Podstawowym obowiązkiem kierowcy samochodu jest przestrzeganie przepisów kodeksu drogowego.

W negocjacjach takiego kodeksu postępowania praktycznie nie ma.

Natomiast jest wiele zwyczajów i rytuałów, które warto znać i brać pod uwagę, ale nie ma obowiązku (zwłaszcza prawnego) ich przestrzegania.

Prostym przykładem może być mityczny “stół negocjacyjny”.

Każdy doświadczony negocjator przyzna, że jest wiele miejsc, w których rozmawia się lepiej i łatwiej niż przy stole, a najważniejsze uzgodnienia zapadają nierzadko w czasie nieformalnych spotkań.